Ochrona danych osobowych jest istotnym elementem funkcjonowania sklepu internetowego elmandease. Podczas korzystania z witryny, składania zamówień oraz kontaktowania się z obsługą klienta mogą być przetwarzane informacje dotyczące użytkowników.

Niniejsza strona przedstawia podstawowe zasady ochrony danych osobowych oraz informacje o prawach osób, których dane dotyczą.

Przetwarzanie danych powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym rozporządzeniem RODO, jeżeli ma ono zastosowanie do danej czynności przetwarzania.

Dokument ten uzupełnia politykę prywatności sklepu i nie zastępuje szczegółowych informacji wymaganych przepisami o ochronie danych.

01. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy elmandease, którego pełna tożsamość prawna powinna zostać wskazana w polityce prywatności i informacjach o sprzedawcy.

Nazwa handlowa sklepu nie zawsze jest tożsama z pełną nazwą prawną administratora danych.

Użytkownik powinien mieć możliwość ustalenia, jaki podmiot odpowiada za określanie celów i sposobów przetwarzania jego danych osobowych.

W sprawach dotyczących ochrony danych można kontaktować się za pomocą adresu e-mail podanego na końcu niniejszej strony.

Jeżeli dla określonych procesów występują inni administratorzy lub współadministratorzy, ich role powinny być odpowiednio wyjaśnione w polityce prywatności.

02. Kategorie przetwarzanych danych

Podczas realizacji zamówień mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne i kontaktowe klientów.

Mogą one obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres dostawy.

W związku z zakupami mogą być również przetwarzane informacje dotyczące zamówionych produktów, historii transakcji i statusu płatności.

Podczas korzystania z witryny mogą być przetwarzane określone dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu lub dane związane z sesją przeglądarki.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu oraz aktywnych funkcji i usług.

03. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu przyjmowania i realizacji zamówień.

Obejmuje to przygotowanie dokumentacji transakcji, organizację płatności oraz przekazanie informacji niezbędnych do dostarczenia produktu.

Dane mogą być również wykorzystywane do kontaktu z klientem w sprawach dotyczących zamówienia.

Inne cele mogą obejmować rozpatrywanie reklamacji, obsługę zwrotów, wypełnianie obowiązków prawnych oraz ochronę przed nadużyciami.

Jeżeli sklep prowadzi działania marketingowe wykorzystujące dane osobowe, powinny one opierać się na odpowiedniej podstawie prawnej.

04. Podstawy prawne przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania zależy od celu oraz okoliczności danej operacji.

Przetwarzanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia może opierać się na konieczności wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

Niektóre dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych, na przykład związanych z dokumentacją księgową.

W określonych przypadkach podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes administratora, po uwzględnieniu praw i interesów osób, których dane dotyczą.

Jeżeli dana czynność wymaga zgody, przetwarzanie powinno odbywać się na podstawie odpowiednio uzyskanej zgody.

05. Dane związane z zamówieniami

Podczas składania zamówienia klient przekazuje informacje potrzebne do realizacji transakcji.

Dane te mogą być wykorzystywane do identyfikacji zamówienia, komunikacji z klientem oraz organizacji dostawy.

W przypadku wystąpienia problemu z zamówieniem dane transakcyjne mogą być również wykorzystywane do obsługi reklamacji lub zwrotu.

Niektóre informacje mogą podlegać obowiązkowi przechowywania przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych właściwych regulacji.

Nie należy przechowywać danych dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji odpowiednich celów i obowiązków.

06. Dane dotyczące płatności

Płatności w sklepie mogą być obsługiwane przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych.

W zależności od wybranej metody płatności określone dane mogą być przekazywane odpowiedniemu operatorowi.

Zakres informacji przetwarzanych przez operatora płatności zależy od rodzaju transakcji i zasad działania danej usługi.

Sklep może otrzymywać informacje o statusie płatności, identyfikatorze transakcji lub wyniku autoryzacji.

Nie należy przesyłać pełnych danych karty płatniczej w wiadomościach kierowanych do obsługi klienta.

07. Dane dotyczące dostawy

W celu realizacji dostawy może być konieczne przekazanie wybranych danych firmie transportowej.

Dane te mogą obejmować imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy oraz informacje kontaktowe potrzebne do doręczenia przesyłki.

Zakres przekazywanych informacji powinien odpowiadać potrzebom związanym z realizacją transportu.

Przewoźnik może przetwarzać określone dane zgodnie z właściwymi zasadami i obowiązkami prawnymi.

Informacje dotyczące odbiorców danych powinny być przedstawione w polityce prywatności sklepu.

08. Shopify jako platforma sklepu

elmandease korzysta z platformy Shopify w celu prowadzenia sprzedaży internetowej.

Platforma może wspierać obsługę produktów, koszyka, zamówień oraz innych funkcji technicznych sklepu.

W związku z tym określone dane mogą być przetwarzane za pośrednictwem infrastruktury i usług Shopify.

Rola Shopify w poszczególnych operacjach przetwarzania zależy od rodzaju usługi oraz odpowiednich warunków i dokumentacji.

Informacje o przetwarzaniu danych przez platformę powinny być uwzględnione w dokumentacji prywatności sklepu.

09. Dane związane z obsługą klienta

Podczas kontaktu z obsługą sklepu klient może przekazywać dane potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia.

Informacje te mogą obejmować dane kontaktowe, numer zamówienia oraz treść wiadomości.

W przypadku reklamacji mogą być również przetwarzane fotografie produktów lub inne dokumenty przekazane przez klienta.

Dane powinny być wykorzystywane wyłącznie w zakresie zgodnym z odpowiednimi celami i podstawami prawnymi.

Jeżeli przekazane informacje nie są potrzebne do realizacji zgłoszenia, ich dalsze przetwarzanie powinno zostać odpowiednio ograniczone.

10. Prawo dostępu do danych

Osoba, której dane dotyczą, może posiadać prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych.

W przypadkach przewidzianych przepisami może również żądać dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.

Zakres realizacji tego prawa zależy od odpowiednich regulacji i okoliczności sprawy.

Wniosek można przekazać za pomocą wskazanego kanału kontaktu.

Administrator może zastosować odpowiednie środki weryfikacji tożsamości, jeżeli są one konieczne i zgodne z prawem.

11. Prawo do sprostowania danych

Jeżeli dane osobowe są nieprawidłowe, osoba, której dane dotyczą, może żądać ich sprostowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W określonych przypadkach możliwe jest również uzupełnienie niekompletnych danych.

Aktualność danych kontaktowych ma szczególne znaczenie w procesie realizacji zamówień.

Jeżeli klient zauważy błąd w adresie dostawy, powinien możliwie szybko poinformować o tym sklep.

Możliwość zmiany danych związanych z aktywną przesyłką może zależeć od etapu realizacji zamówienia.

12. Prawo do usunięcia danych

W określonych sytuacjach osoba, której dane dotyczą, może żądać usunięcia danych osobowych.

Prawo to nie ma charakteru bezwzględnego i podlega warunkom określonym w przepisach.

Niektóre informacje mogą wymagać dalszego przechowywania ze względu na obowiązki prawne lub potrzebę ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Wniosek o usunięcie danych jest oceniany z uwzględnieniem odpowiednich podstaw prawnych.

Jeżeli usunięcie określonych danych nie jest możliwe, osoba składająca wniosek powinna otrzymać odpowiednie wyjaśnienie.

13. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W sytuacjach przewidzianych prawem osoba, której dane dotyczą, może żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Ograniczenie może mieć zastosowanie na przykład w przypadku kwestionowania prawidłowości danych lub wystąpienia innych okoliczności określonych w przepisach.

Zakres tego prawa zależy od konkretnej sytuacji.

Wniosek powinien zostać rozpatrzony zgodnie z odpowiednimi obowiązkami administratora.

14. Prawo do przenoszenia danych

W określonych przypadkach osoba, której dane dotyczą, może posiadać prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo to dotyczy sytuacji spełniających warunki określone w odpowiednich przepisach.

Może obejmować również możliwość przekazania danych innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe i prawnie uzasadnione.

Nie wszystkie dane przetwarzane przez sklep automatycznie podlegają temu prawu.

15. Prawo sprzeciwu

Osoba, której dane dotyczą, może w określonych przypadkach wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.

Dotyczy to między innymi sytuacji przewidzianych w przepisach dotyczących przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po skutecznym wniesieniu sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie powinny być dalej przetwarzane w tym celu.

16. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody powinno być możliwe w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

W przypadku zgód związanych z opcjonalnymi plikami cookie odpowiednie preferencje powinny być obsługiwane przez mechanizm zarządzania zgodą.

17. Przekazywanie danych poza EOG

Ze względu na korzystanie z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą być w określonych przypadkach przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli takie przekazywanie podlega przepisom RODO, powinno odbywać się na odpowiedniej podstawie prawnej.

W zależności od okoliczności mogą być stosowane odpowiednie mechanizmy ochrony danych, takie jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Informacje o rzeczywistych transferach i stosowanych zabezpieczeniach powinny być udostępnione w polityce prywatności.

18. Okres przechowywania danych

Dane osobowe powinny być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W przypadku danych związanych z zamówieniami okres przechowywania może wynikać również z obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych przepisów.

Dane dotyczące reklamacji mogą być przechowywane przez okres uzasadniony realizacją obowiązków prawnych oraz ochroną roszczeń.

Okresy przechowywania powinny być ustalane na podstawie rzeczywistych procesów i właściwych regulacji.

19. Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych osobowych wymaga stosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych.

Środki te powinny uwzględniać charakter przetwarzanych danych, związane z nimi ryzyko oraz dostępne rozwiązania techniczne.

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i podmiotów posiadających odpowiednie uprawnienia.

Nie można jednak zagwarantować całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń związanych z korzystaniem z internetu.

20. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, może mieć prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

W Polsce takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z prawa wniesienia skargi odbywa się na zasadach przewidzianych odpowiednimi przepisami.

Wcześniejszy kontakt ze sklepem może pomóc w wyjaśnieniu sprawy, ale nie stanowi obowiązkowego warunku skorzystania z prawa do wniesienia skargi.

21. Kontakt dotyczący danych osobowych

Ważne: przed publikacją należy uzupełnić pełną nazwę prawną administratora, zweryfikować rzeczywistych odbiorców danych, podstawy prawne, okresy przechowywania oraz informacje o transferach międzynarodowych.